Client Service Coordinator / Coordonnateur ou coordonnatrice Services à la clientèle

The Opportunity / L’offre d’emploi

Client Services is a small team with a big reach as the focus is on creating a positive client experience.  We are more than just a service provider. We believe in partnering with our clients and investing in that relationship in order to understand their needs and drive results.  Our Client Service Coordinators are a critical part in making these key relationships happen!

We will have a full-time, permanent opportunity available for a Client Services Coordinator in our new Montreal location.  The Client Services Coordinator performs all functions related to the processing of orders and receipts through the facilities to meet client and customer expectations, acting as the primary liaison for our customers.

The hours of this position would be Monday – Friday, 8:00 am – 4:30 pm with some flexibility required.  

 

Le Service à la clientèle est une petite équipe qui a une grande portée, puisque centré sur la création d’une expérience clientèle positive. Nous sommes plus qu’un fournisseur de services. Nous voulons être un partenaire pour nos clients et investir dans cette relation afin de comprendre leurs besoins et accroître les résultats. Nos coordonnateurs et coordonnatrices au Service à la clientèle sont des acteurs de premier plan dans la formation de ces relations clés!

Nous aurons un poste permanent à temps complet de Coordonnateur ou coordonnatrice Services à la clientèle à pourvoir pour notre nouvelle installation à Montréal. Le coordonnateur ou la coordonnatrice Services à la clientèle effectue toutes les tâches reliées au traitement des commandes et factures dans nos installations afin de répondre aux attentes des clients et des consommateurs. Le titulaire agit à titre d’agent de liaison principal pour nos clients.

Les heures de travail pour ce poste seront du lundi au vendredi de 8 h à 16 h 30. Une certaine flexibilité sera requise.  

Job Responsibilities / Tâches et responsabilités

1.       Acts as the liaison between the clients and NRI. 

  • Accesses information and maintains computerized and manual records relating to the movement of orders, receipts and other related processes (such as returns and CODs, etc.).
  • Communicates to Operations on client priorities and follows up to ensure completion.
  • Provides feedback on system’s needs and proactively recommends process changes.
  • Ensures a positive customer and client experience.

 

2.       Manages client relationships.

  • Effectively handles all client interactions and troubleshoots issues.
  • Evaluates inquiries, provides assistance and processes orders to ensure customer needs are met.
  • Acts as a conduit of communication between the organization and our clients.
  • Vets invoicing before it is sent to our clients.
  • Works with client to improve their business through collaborative efforts of continuous improvement.
  • Escalates ideas/issues and opportunities to ensure the highest level of customer service.

 

3.       Manages customer accounts.

  • Working on customer portals.
  • Contacting customers to arrange shipping times.
  • Ensuring special instructions are set up according to their vendor guides.

 

4.       Coordinates flow of inventory.

  • Coordinates physical counts.
  • Completes data entry.
  • Ensures that orders are prepared and out on the floor.
  • Coordinates value added service requirements.

 

5.       Coordinates freight and provides billing support / verification.

  • Coordinates inbound freight by collecting information to plan for shipments in our facilities.
  • Coordinates outbound freight, including online routing, booking shipments and delivery appointments
  • Aids in resolving discrepancies and billing issues.

 

1.       Être agent de liaison entre NRI et ses clients 

  • Accéder aux informations et maintenir des registres manuels et informatisés sur la circulation des commandes, des factures et d’autres processus reliés (comme les retours, les livraisons contre remboursement, etc.).
  • Communiquer les priorités des clients à l’équipe des Opérations et faire le suivi pour en assurer l’exécution.
  • Donner de la rétroaction concernant les besoins du système et être proactif pour suggérer des améliorations aux procédures.
  • S’assurer que l’expérience des clients est positive.

 

2.       Gérer la relation avec les clients

  • Traiter toutes les interactions avec les clients et résoudre leurs problèmes.
  • Évaluer les demandes, offrir de l’assistance et traiter les commandes pour satisfaire les besoins des clients.
  • Être l’intermédiaire dans les communications entre l’organisation et ses clients.
  • Vérifier les factures avant qu’elles soient expédiées aux clients.
  • Collaborer avec le client pour développer leurs affaires en travaillant conjointement à l’amélioration continue.
  • Remonter dans la hiérarchie les idées, les problèmes et les occasions pour assurer le plus haut niveau de service à la clientèle.

 

3.       Gérer les comptes des clients

  • Travailler sur les portails client.
  • Communiquer avec les clients pour planifier les heures de livraison.
  • S’assurer que les instructions particulières sont mises en place selon les guides des marchands.

 

4.       Coordonner le flux du stock

  • Coordonner le dénombrement du stock.
  • Effectuer l’entrée de données.
  • S’assurer que les commandes sont préparées et sur le plancher.
  • Coordonner les exigences de services à valeur ajoutée.

 

5.       Coordonner le fret, vérifier et offrir un soutien pour la facturation

  • Coordonner le fret entrant en recueillant les informations afin de planifier les expéditions dans nos installations.
  • Coordonner le fret sortant, y compris l’acheminement en ligne, la programmation des expéditions et les dates des livraisons.
  • Aider à résoudre les problèmes d’écarts et de facturation.

 

All About You / À propos de vous

Things You Can Do:

  • Prior experience in building client relationships.
  • Can build rapport with anyone, anytime and under any condition.
  • Can communicate in an open, helpful and engaging manner.
  • Strong systems and Microsoft Excel and Outlook skills.
  • Multi-task like a boss!
  • Is able to create successful relationships across all departments.

 

For Bonus Points:

  • Previous logistics experience would be awesome but it’s not required!

 

What Gets You Excited:

  • Building quality relationships with clients and co-workers.
  • Ongoing learning opportunities.
  • Having dogs in the work environment.

 

Vos aptitudes :

  • Expérience dans l’établissement de rapports avec la clientèle.
  • Aptitude à établir de bonnes relations avec tous, en tout temps et en toutes circonstances.
  • Habileté à communiquer de manière ouverte, serviable et intéressante.
  • Maîtrise des systèmes et de Microsoft Excel et Outlook.
  • Capable de jongler des tâches multiples comme un patron!
  • Capable d’établir des relations fructueuses avec tous les services.

 

Pour des points supplémentaires :

  • Expérience en logistique serait formidable, mais pas essentielle!

 

Ce qui vous passionne :

  • Établir de bonnes relations avec les clients et les collègues.
  • Avoir des occasions continues de développement professionnel.
  • Accueillir des chiens dans l’espace de travail.

 

The Must Haves / Exigences

  • High school graduation and/or
  • 1 – 3 years’ experience of customer/client service duties working with the public in a service or sales environment. 
  • Has a solutions focused approach to everything you do.
  • Bilingualism (written and spoken English and French)
  • Lives in accordance to and can make decisions based on our company values (visit http://www.nri-distribution.com to look them up).

 

  • Diplôme d’études secondaires et/ou
  • Une à trois années d’expérience dans des fonctions de service à la clientèle avec le public dans le domaine des services ou de la vente. 
  • Appliquer une approche axée sur les solutions à toutes vos actions.
  • Être bilingue (anglais et français, écrit et oral).
  • Vivre en conformité à nos valeurs organisationnelles et prendre des décisions basées sur ces valeurs (consultez nos valeurs sur http://www.nri-distribution.com).

 

Perks / Avantages

  • Competitive salaries;
  • Vacation;
  • Choice benefits plan;
  • Flexible and fun work environment;
  • Ability to order directly from our amazing Clients;
  • Profit share program;
  • Development and ongoing learning opportunities;
  • Enjoy working in a fun environment;
  • No dress code.  

 

  • Salaires concurrentiels;
  • Vacances;
  • Régime d’avantages de qualité;
  • Environnement de travail flexible et agréable;
  • Possibilité de passer des commandes directement auprès de nos merveilleux clients;
  • Programme d’intéressement;
  • Perfectionnement et occasions continues de formation;
  • Plaisir à travailler dans un environnement amusant;
  • Aucun code vestimentaire.  

 

Application Instructions / Comment postuler

To apply submit a cover letter and resume (in English and French) via email to Carly Gordon at carly.gordon@nri-distribution.com.

Pour postuler, veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre curriculum vitæ (en anglais et en français) par courriel à Carly Gordon à carly.gordon@nri-distribution.com. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.